Gestión del tiempo

Cada vez soy más consciente de lo que supone gestionar el tiempo adecuadamente. Tanto a nivel profesional como a nivel personal. Ejercer la tareas adecuadamente va a resultar que seas más eficiente en tu vida.

Para entrar en materia, vamos a reflexionar sobre la diferencia entre eficiente y eficaz:

- Eficiente: hace muy bien lo que hace. Pero puede realizar maravillosamente algo que debería haber realizado otro, que ni siquiera era necesario hacer.

- Eficaz: consiste en hacer lo que hay que hacer. Se centra en el resultado: en que debe ser hecho, con los menores recursos posibles.

Centrase en los resultados, ser eficaz, puede ocasionar complicaciones debido a la no contextualización de los problemas, por ello ser eficiente, será el camino a escoger, evitaremos que puedan volver las tareas. Casi siempre es posible hacer una misma labor de otra forma y obtener un buen resultado o al menos un resultado aceptable. Por ello, es vital descubrir como funcionamos en relación al tiempo, analizando tres aspectos:

1. El propio recurso tiempo

2. Nuestros hábitos

3. El comportamiento de nuestro entorno

EL TIEMPO COMO RECURSO

Desde un punto profesional, una persona polivalente que ejecute muchas tareas en poco tiempo siempre es rentable. El primer paso para lograrlo, consiste en reflexionar sobre cuál es nuestra misión en la empresa y qué objetivos debemos cumplir en ella. El siguiente, es analizar las tareas concretas que habremos de llevar a cabo para lograr esos objetivos y decidir cuáles nos corresponde ejecutar directamente y cuáles podemos delegar a otros departamentos, ya que no son de nuestra competencia, aunque por algún motivo alguien nos las ha asignado.

A cada tarea hay que darle su tiempo adecuado. Ni demasiado poco porque si no haremos una chapuza, ni demasiado porque lo único que haremos es perder el tiempo. La relación entre valor y tiempo de una tarea tiene la forma siguiente:

REGLAS PARA UNA BUENA GESTIÓN DEL TIEMPO

• Focalízate sobre lo importante y prioriza. Trata de aplicar la ley de Pareto en todo, sin limitación, dice que el 80% de las consecuencias vienen del 20% de las causas, el 80% de los resultados dependen del 20% del trabajo y el 80% de los beneficios de una empresa están generados por el 20% de sus productos y clientes.

• Clasifica las tareas a realizar entre: acción urgente e importante, acción urgente y no importante, acción no urgente e importante y acción no urgente y no importante

• Antes de empezar el día, organiza tu jornada para no dejar que los demás organicen tu tiempo. Define y escribe las 3 tareas más importantes del día que son normalmente una desagregación de tus proyectos. Intentar empezar al día trabajando sobre estas tareas.

• Limita el tiempo de cada tarea, fíjate unos plazos.

• Concéntrate al 100% en cada actividad.

• Limita las interrupciones. Ley de las secuencias homogéneas: sin interrupción, la gente necesita menos tiempo para sus tareas porque unos minutos son necesarios para concentrarse en cada tarea.

• Haz las tareas más desagradables durante las primeras horas del día. El riesgo es que vayas posponiendo cada día este tipo de trabajo, hasta llegar a un límite donde tendrás que trabajar con urgencia.

• No ajustes demasiado tu agenda, deja un poco de tiempo a los imprevistos o retrasos.

• Aprende a saber decir “NO” a todas las solicitudes que tengas y que no contribuyan a que consigas tus proyectos o que no tengan un interés claro para ti.

• Ordena tu espacio. Acumulamos los documentos y después perdemos tiempo en buscarlos.

RESPETO A LOS DEMÁS

Al hablar de gestión del tiempo siempre pensamos en nuestro tiempo, pero ¿Qué pasa con el tiempo de los demás? Debemos de aprender a respetar las necesidades de los demás y procurar no interrumpirlos ya que si tú no respetas el tiempo de los demás, probablemente los demás no respetarán el tuyo. Una buena comunicación interna y un conocimiento general de estas prácticas en el despacho facilitan el bienestar de todos.

CONCLUSIONES Las tareas conforman el trabajo diario dentro del equipo de trabajo, “divide y vencerás” dijo Julio Cesar, y así es, una vez delimitada la tarea convendrá reflexionar sobre el tiempo que requiere cada una de ellas, en el caso de que la suma supere el total de horas de nuestra jornada, estudiaremos la posibilidad de reducir el tiempo asignado a cada tarea, mediante un nuevo sistema de trabajo. En ocasiones, la pérdida de tiempo está causada por hábitos obsoletos, sin embargo, continuamos utilizando estas prácticas puesto que hemos fijado en nuestra mente un patrón de trabajo muy rígido. A continuación, muestro un vídeo donde se define la manera más optima de gestionarlo, espero que os sirva de ayuda y podrais encontrar vuestro tiempo.